093: Mach es einfach! Mit deiner ToDo Liste Dinge erledigen

21 June 2019 - 04:00, von Kerstin Wemheuer, in Podcast , No comments

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Produktivität statt Aufschieberitis

In diesem Beitrag dreht sich alles um das Ende der Aufschieberitis und wie du mehr Produktivität in dein Leben holst. Ich verrate dir meine Vorgehensweise und wie ich meine ToDo Liste erstelle und bearbeite, um nicht nur beschäftigt zu sein, sondern auch wirklich etwas zu schaffen, dass mich meinen Zielen näher bringt. 

Dazu spreche ich über die Punkte, die es meiner Meinung nach für eine funktionierende To-Do-Liste braucht, damit Aufgaben wirklich erledigt werden und wie du nicht ständig das Gefühl hast nicht fertig zu sein. 

"Erledigt ist besser als perfekt". Sheryl Sandberg

Genau mein Motto! Und genau so sollen ToDo Listen am Ende des Tages auch aussehen. Mit "erledigt" abgehackt und nicht als Mahnmahl von den vielen Dingen, die ich heute nicht geschafft habe. Das erzeugt nämlich schlechte Laune, ein mieses Gewissen und vermutlich auch ein eher unangenehmes Gefühl.

Das Führen meiner ToDo Liste gehört jetzt nicht mehr direkt zu meiner Morgenroutine, dennoch arbeite ich mit ihr jeden Tag und sie hilft mir oft eine akute Aufschieberitis erfolgreich zu bekämpfen und ins Handeln zu kommen.

 

Beschäftigt oder produktiv?

Kennst du das auch? Ständig beschäftigt sein, eine Sache nach der nächsten angehen und erledigen, Termine Termine Termine und trotzdem am Ende des Tages das blöde Gefühl nichts wirklich geschafft zu haben. Blöd. Saublöd sogar, wie ich finde.

Das waren die Tage, wo ich nich echt fragen musste: "War ich jetzt furchtbar beschäftigt oder auch produktiv?" Die Antwort war in der Regel: beschäftigt. Besonders blöd daran war nicht nur, dass Aufgaben nicht fertig wurden, sondern ich mir damit auch noch vor Augen geführt habe, was ich alles nicht geschafft habe und ich mich damit ständig unzufrieden und erfolglos gefühlt habe.

 

Zettel- und Listenwirtschaft

Die nächste Stufe war die Zettel- und Listenwirtschaft. Alle Aufgaben, Gedanken und Termine auf Zettel schreiben. Vom Post-It über karierte Blöcke bis hin zu Notizbüchern. Alles wurde genutzt, beschrieben, notiert. Alles und überall. Damit waren die Gedanken zumindest schon einmal raus aus dem Kopf und die Angst etwas im Gedankenwirrwarr zu vergessen wenigsten temporär gebannt. 

Die Kehrseite der Medaille: Ich verlor dann doch hin und wieder mal den Überblick, was ich wo hingeschrieben hatte und die Listen wurden länger und länger und ich hatte nur sehr selten das Erlebnis fertig zu sein und alles erledigt zu haben. 

Und unter uns: Das ein oder andere ging dann trotzdem unter und führt nicht zu dem gewünschten Ergebnis abends zufrieden Feierabend machen zu können und zu wissen, dass alle erforderlichen Aufgaben erledigt sind. Eine echte Übersicht hatte ich zu diesem Zeitpunkt nicht immer. 

 

Das Ziel 

Mein Ziel war es ganz klar Projekte, Aufgaben und Termine effektiv und in der richtigen Zeit zu erstellen. Unerledigte Aufgaben im Blick zu haben, große und kleine Aufgaben in einfachster Form aufzulisten und zu priorisieren. Und das ganze möglichste einfach, schnell und übersichtlich. 

 

Die Lösung

To-Do-Listen. Ich bekenne: ich liebe Listen. weil sie mir wirklich helfen Ordnung in mein tägliches Chaos zu bekommen und nicht den Überblick zu verlieren. Vor allem nicht über das wirklich Wichtige.

Aber Liste ist ja nicht gleich Liste. Denn sonst wäre ich ja auch schon mit meinem Zettel- und Listensystem klar gekommen, welches ich gerade beschrieben habe.

 

Meine To-Do-Liste

Weniger ist hier echt mehr! Ich unterteile meine tägliche To-Do-Liste in zwei Bereiche: 

  • Persönliche To-Do und Business To-Do

Und diese Bereiche wiederum in

  • Prio 1, Prio 2 und Prio 3

In diesen Bereich stehen maximal fünf Punkte. Wobei das wirklich die absolute Obergrenze ist. Hier ist es unabdinglich sich damit auseinanderzusetzen welche Zeit die jeweilige Aufgabe wohl beanspruchen wird. So kann es auch mal sein, dass nur ein Punkt in einem Bereich (oder in allen dreien) steht. 

Ich finde es absolut sinnlos sich die eigene Liste mit großen Aufgaben voll zupacken und abends nicht abhaken zu können. Bringt nicht viel außer vielleicht Frustration. 

Meine Todo-Liste bekommt in der Regel auch immer noch eine Tagesintention. Also einen Satz, der mich dabei unterstützt, dass zu erledigen, was ich mir für diesen Tag auf die Liste geschrieben haben. Das funktioniert für mich wirklich super, weil es meinen Fokus genau dorthin lenkt, wo ich hin will. Meine Aufmerksamkeit liegt also voll bei meinen To-dos und der Resource, die ich benötige, um an Ende einen Haken auf die Liste setzen zu können.

Ich habe auch schon To-Do-Listen gesehen, die Raum für Kontakte und Eat-that-Frog Aufgaben hatten. Anderen hatten Platz für Dinge für die sie diesen Tag Dankbarkeit empfinden. Hier ist der eigenen Kreativität keine Grenzen gesetzt. 

Was für mich mittlerweile sehr wichtig geworden ist, ist dass ich diese täglichen, wöchentlichen To-Do-Listen an einem Ort führe. Das gestalte ich seit einiger Zeit ganz neu in einem Bullet Journal nach der Methode von Ryder Carroll. Auch hierzu werde ich ganz sicher demnächst eine separate Folge machen.

 

Vorbereitung

Sonntag abends bereite ich mich regelmäßig auf die nächste Woche vor. Ich schreibe alle Aufgaben zusammen. Erstmal ganz wertfrei und auch ohne groß darüber nachzudenken, ob es große Aufgaben oder kleine Aufgaben sind.

Ich frage mich, welche Schritte und Aufgaben nötig sind, um meine Ziele zu erreichen. Welche Termine stehen an. Und gern auch, was schiebe ich gerade oder schon länger vor mir her. Aufschieberitis befällt auch mich immer wieder. Mein Unterbewusstsein ist da sehr smart und verschleiert auch gern mal etwas.

Gerade diese Dinge werden durch To-Do-Listen auch sehr gut sichtbar. Das sind nämlich auch gern mal genau die Punkte auf einer Liste, die irgendwie immer stehen bleiben. Natürlich immer wegen einer guten Begründen (oder mal ehrlich wegen einer guten Ausrede). 

Aufgaben, die immer wieder stehen bleiben, überprüfe ich dann mal intensiver. Wieso bleiben sie stehen? Müssen sie wirklich erledigt werden? Kann ich sie abgeben? Wieso drücke ich mich davor? Schreibe ich sie auf, weil ich glaube, dass sie gemacht werden müssen? Oder habe ich wirklich nicht geschafft, weil ich andere To-Dos höher priorisiert habe? 

Alles ist möglich. Hier muss jeder einfach sehr ehrlich zu sich selbst sein und sich und seine To-do-Liste überprüfen.

Alle Aufgaben, die dann auf dieser Wochenliste stehen, kann ich nachdem ich den ungefähren Zeitrahmen weiß, auf die täglichen To-Do-Listen verteilen.

 

Not-To-Do-Liste

Aufgaben, die sich immer wieder auf eine To-Do-Liste mogeln und dann nicht bearbeitet werden oder auch bearbeitet werden, aber nur dazu führen, dass du furchtbar beschäftigt bist, kannst du wunderbar auf eine Not-To-Do-Liste schreiben!

Diese Liste kann helfen, dass deine andere Liste nicht ständig voll ist mit Aufgaben, die dich nicht erfolgreich an dein Ziel bringen. Sie hilft dir auch deine Aufgaben zu überprüfen und trotzdem aus dem Kopf zu kriegen. 

Du kannst im Anschluß deine Not-To-Do-Liste nehmen und überlegen, was mit den Aufgaben, die darauf stehen geschehen soll. Können sie ganz unterlassen werden? Oder kannst bzw. willst du sie vielleicht delegieren? 

Sie hilft dir bewusster mit deiner Zeit umzugehen und Prioritäten zu setzen. Auch hier geht nichts verloren und du kannst dich entspannt zurücklehnen mit dem Wissen, dass alles schriftlich festgehalten wird. Eine Reinigung für dein Gehirn. Herrlich! 

 

Nutzung der To-Do-Liste

Ich mache mich gleich morgens so früh wie möglich an die Punkte auf meine Liste unter der Prio 1. Und genau das empfehle ich dir auch. Fang bei deiner Prio 1 an. Deswegen stehen die Aufgabe ja auch unter der 1. 

Wenn ich diese Aufgaben erledigt hast - und in der Regel nur dann - gehe ich weiter zu Prio 2 und dann zu Prio 3. Natürlich kann es immer wieder passieren, dass unerwartetes dazu kommt. Na klar, das ist dann das Leben. Wichtig ist es nur dranzubleiben und immer wieder zurück zu deiner Planung zu finden. 

Deswegen empfehle ich dir auch nicht so viel auf die Liste zu schreiben. Wenn du dann schon Vormittags durch bist: Grandios! Das heißt ja nicht, dass du danach die Füße hoch packst und nix mehr tust. Es gibt ja irgendwie immer etwas zu tun. Aber so gewährleistest du dir selber, dass du wirklich die Dinge zuerst und überhaupt tust, die getan werden müssen.

Wie ich die Priorisierung vornehme erkläre ich gern in einem neuen Beitrag. Das würde hier den Rahmen sprengen. Zeitmanagement ist keine Sache, die sich in 2000 Wörtern erklären lässt. 

Hier würde ich sagen: #fuckeinfachmachen und mal anfangen. Einfach mal machen und täglich (oder auch wöchentlich) eine Liste planen und schreiben. 

 

Mein Fazit

ToDo-Listen helfen mir die Übersicht und den Überblick zu behalten. Sie verhindern, dass ich unendlich lange Listen und Zettel schreibe, die nie fertig werden und hin und wieder verschwinden. Sie helfen mir Prioritäten zu setzen und wichtige, dringliche und sogar unnötige Aufgaben zu unterscheiden. 

Probiere es unbedingt mal aus und erschaffe dir deine eigene ganz persönliche Liste mit alle dem, was du dir gern darauf schreiben magst.

 

Mein Ergebnis

Abends entspannter den Tag zu beenden mit dem Gefühl und Wissen, was ich geschafft habe und das alles seine Platz hat und nichts vergessen wird. Zufriedenheit und Leichtigkeit sind die Begleiter meiner Listen. Und das mag ich ebenso, wie die Erfolge, die sich dadurch einstellen. 

Deswegen: 

"Work smarter, not harder." 

Über mich

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Bis bald und herzliche Grüße

Deine Kerstin

Kerstin Wemheuer
Über die Autorin: Kerstin Wemheuer

Erfolgs- und Mindsetcoach. Im Mittelpunkt meiner Arbeit steht Deine Ziele, Wert und Bedürfnisse in Einklang zu bringen. Ohne Druck und einem optimalen Ergebnis für Dich. In meinem Coaching musst Du kein fremdes Verhalten lernen oder antrainieren, um Dein Problem oder Deine Angst zu meistern. Jede Veränderung ist die logische Folge Deines neuen Bewusstseins, dass Du im Coaching erlernst. So kannst Du Dich und Dein Leben nachhaltig verändern und Deine Ziele erreichen – ohne belastenden Druck und im Einklang mit allen Deinen Werten.