Die Pomodoro-Technik
In dieser Podcastfolge möchte ich dir eine Zeitmanagement-Technik vorstellen, die nicht nur besonders simpel ist, sondern auch höchst effektiv. Du lernst diese Technik und ihre fünf Schritte kennen und ich verrate dir, wann und wie du sie anwenden kannst und wie sie dich dabei unterstützt deinen Alltag fokussierter und entspannter zu bewältigen.
Ich selber wende sie nicht ständig an, aber immer genau dann, wenn meine Tage oder Wochen extrem voll sind und einfach mal mehr zu tun ist als sonst. Zum Glück kein Dauerzustand, aber hin und wieder ist das einfach so, weil ich mir das so einplane.
Und dann hilft dir genau diese Pomodoro-Technik.
Die Pomodoro-Technik
Erfunden wurde diese Zeitmanagement-Technik von Francesco Cirillo.
Der Unternehmer und Software-Entwickler, der heute in Berlin lebt, war als Student oft frustriert: Sein Alltag war voll mit Kursen, Lernen und Klausuren. Dabei kam – zumindest für ihn gefühlt - wenig dabei heraus. Er hatte ein Problem, dass du vielleicht auch kennst: Er war ständig beschäftigt, verzettelte sich und hatte das Gefühl, unproduktiv zu arbeiten. Irgendwann fragte er sich: „Wie kann ich mich wenigstens mal zehn Minuten auf eine einzelne Aufgabe konzentrieren?“
Er probierte das mit Hilfe seiner Küchenuhr aus und stellte fest, dass selbst zehn Minuten schon schwer für ihn waren. Auf der anderen Seite kam er in diesen zehn Minuten zumindest ein kleines Stück voran. Er probierte herum, kam auf die ideale Arbeitsphase von 25 Minuten mit anschließender Pause und begann, seine Aufgaben in diese Zeiteinheiten von 25 Minuten aufzuteilen und seine Zeit entsprechend zu planen. Die 25 Minuten ergaben sich übrigens aus der Not heraus, dass seine Küchenuhr maximal 25 Minuten lief.
Er nannte diese Technik später die Pomodoro-Technik, denn seine Küchenuhr hatte zufälligerweise die Form einer Tomate, was im Italienischen Pomodoro heißt.
So funktioniert die Pomodoro-Technik
Cirillo unterteilt in Arbeitseinheiten von jeweils 25 Minuten – weil sich seine Tomaten-Uhr bis 25 Minuten einstellen ließ. Nach jeder Arbeitseinheit folgt eine Kurzpause von 5 Minuten. Und nach 4 Arbeitseinheiten folgt eine längere Pause von 30 Minuten.
So setzt du die Pomodoro-Technik um:
- Formuliere deine Aufgabe schriftlich
- Stelle deinen Kurzzeitwecker auf 25 Minuten ein
- Bearbeite jetzt deine Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt
- Mache jetzt eine kurze Pause von 5 Minuten
- Gönne dir jeweils nach vier Pomodori-Einheiten eine längere Pause von ca. 15 bis 20 Minuten
Wenn du eine Einheit abgeschlossen hast, streiche sie auf deiner Planungsliste durch. Allein das zu sehen, löst mehrfach ein Erfolgsgefühl in dir aus. Beim Durchstreichen und auch, wenn du am Abend oder am nächsten Morgen oder am Ende der Woche dir deine Planungs-Liste ansiehst.
Hier unterstützt die Pomodoro-Technik optimal
- Bei Aufgaben, die du nicht gern erledigst
- Bei akuter Aufschieberitis
- Bei Aufgaben, die länger dauern, durch regelmäßige Pausen im Ergebnis noch besser werden
- Bei größeren Aufgaben kannst du den Zwischenstand immer wieder überprüfen und die dabei nicht verrennen
- Übersichtlicher Zeitrahmen motiviert dranzubleiben
Was brauchst du für diese Technik:
Im Prinzip nur Papier, Bleistift und eine Küchenuhr. Wahlweise ersetzbar durch dein Smartphone, dein Tablett, deine Rechner und entsprechende Apps oder Programme mit denen du die Zeit stoppst.
Ich benutze für die Planung ganz oldschool meinen Planer, in dem ich meine ganze Woche inklusive Intentionen, Zielen usw. plane. Du kannst es aber auf jede Art und Weise tun, die du bevorzugst. Hauptsache du planst deine Aufgaben und visualisierst sie damit. Das hilft dir vor allem bei der Planung an sich, aber auch bei der Bearbeitung und der Nachverfolgung.
Welche Aufgaben kannst du mit der Pomodoro-Technik angehen?
Du kannst so ziemlich jede Aufgabe mit der Promotor-Technik planen!
Vermutlich haben sie diese 25 Minuten-Einheiten anfänglich daraus ergeben, dass diese Küchenuhr maximal 25 Minuten lief. Mittlerweile hat sich diese Einheit in der Praxis als optimal herausgestellt.
Gut, jetzt werden Sie sich vielleicht fragen, wie Sie an Aufgaben gelangen, die genau 25 Minuten Aufwand benötigen. Um an solchen Arbeitseinheiten zu kommen, gibt es drei Möglichkeiten:
- Du hast eine Aufgabe, die du genau in einer Einheit von 25 Minuten schaffst
- Du fasst mehrere kleine Aufgaben (z. B. E-Mail-Eingang abarbeiten, Postbearbeitung, Ablage) in einer Arbeitseinheit zusammen
- oder du unterteilst eine große Aufgabe in 25-Minuten-Einheiten.
Dabei darfst du noch das Parkinson Prinzip im Hinterkopf haben: Aufgaben brauchen sehr oft genau so lange, wie du ihnen Zeit dafür gibst. So schaffe ich zum Beispiel unglaubliches in genau der halben Stunde bevor Besuch kommt in meinen Haushalt. Oder ich werde zum Superhelden im Erledigen von noch offenen Aufgaben einen halben Tag bevor es in den Urlaub geht.
Meine Tipps, dass die Promodoro-Technik wirklich funktioniert
- An Tagen bzw. Wochen, wo ich sie einsetze, schließe ich ein Commitment mit mir selber mich auch wirklich daran zu halten. Mach also einen Vertrag mit dir selber und verpflichte dich ein Stück weit vor dir selbst. Sonst kannst du es auch getrost sein lassen und hast hinterher nicht noch mehr Frust.
- Sorge dafür, dass du nicht gestört oder abgelenkt wirst während der einzelnen Einheiten. Schick dein Handy in den Flugmodus, schalte Facebook und Co aus und auch die Benachrichtigungen für eingehende E-Mails, SMS, WhatsApp und Co.
- Wenn du irgendwo angestellt bist, dann sprich mit deinem Chef und oder deinen Kollegen, dass du in diesen Phasen auch nicht gestört wirst.
- In der Gewöhnungsphase (und gern auch später) belohne dich, wenn du dich konsequent darangehalten hast. Nicht nur für das Erledigen der Aufgaben, sondern auch dafür, dass du drangeblieben bist. Das wird dich gerade in der Anfangsphase motivieren, denn es ist echt schwer sich dahin zu begeben, wenn du es nicht gewohnt bist. Du weißt ja: Alles was neu und unbequem ist, mag dein Unbewusstsein gar nicht und wird sich über jede noch so kleine Möglichkeit auszubrechen freuen und versuchen ihr nachzugeben. Deswegen ist es sehr hilfreich mit kleinen Glückseinheiten nachzuhelfen.
Mein Fazit zur Pomodoro-Technik
Eine simple Technik, die sich leicht und ohne große Tools anwenden lässt uns so sehr schnell konkrete Ergebnisse bringt.
Für mich persönlich keine Form des Zeitmanagements, mit dem ich täglich und ausschließlich arbeiten will. In meinen Coachingsitzungen kann und will ich nicht nach 25 Minuten unterbrechen. Ich denke aber, dass es ja auch verschiedene Küchenuhren gibt, darf ich hier frei wählen und mal eine mit einer anderen Einheit benutzen.
Besonders gut gefällt mir, dass ich so automatisch mehr Pausen in meinem Tag nutze und so abends gerade in stressigen Phasen entspannter ankomme.
Mehr über mich
Noch mehr Informationen über meine Arbeit als Erfolgs- und Mindsetcoach findest Du auf www.wemheuer.de/du-ich und auf meine Seite bei Facebook unter https://www.facebook.com/wemheuercoaching/.
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Deine Kerstin
